Em um mercado cada vez mais competitivo e exigente, manter a sua empresa operando requer a demonstração de algum diferencial que torne seu produto mais atrativo. Uma das maneiras de fazê-lo é atestar a sua qualidade, e um meio eficiente de formalizar isso é o Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ).
Um SGQ é responsável por estabelecer políticas e práticas dentro de uma instituição, visando garantir o bom desempenho e qualidade dos seus produtos e serviços, o que gera maior credibilidade e confiança do mercado.
A implementação desse sistema pode não ser simples nas empresas, pois mudanças em hábitos fortemente estabelecidos geram incerteza e insegurança. Porém, descrevemos aqui alguns passos para facilitar esse processo.
Adequação à ISO 17025
Para as organizações (ou laboratórios) que realizam ensaio, calibração ou amostragem (associada a um dos dois primeiros), as competências gerais para o estabelecimento de um Sistema de Gestão da Qualidade são definidas pela ISO/IEC 17025 , que no Brasil conta com sua terceira edição de 2017. Portanto, empresas que queiram um SGQ devem atentar-se a essa norma.
A adequação pode ser definida em três grandes fases, ordenadas cronologicamente:
- Adequação e/ou elaboração de processos;
- Implementação e análise crítica;
- Acreditação.
Adequação e elaboração de processos
É nesta etapa em que são mapeados todos os procedimentos da empresa e em que é elaborado o SGQ. Faz-se, então, um escaneamento de cada parte do laboratório que afete seu produto: do atendimento ao cliente à construção de relatórios técnicos (exemplo de serviço de monitoramento de ruído).
Após mapear todo o laboratório, identificam-se quais processos requerem adequação à norma. Assim, são construídos procedimentos padrões para determinadas ações. Isso é feito para que elas se aprimorem, minimizem e, até mesmo, extingam riscos, quando possível. Além desses procedimentos, registros e formulários podem ser criados com o intuito de assentar toda informação relevante para a empresa.
Durante essa etapa, é vital que todas as seções da norma sejam atendidas. Ressalta-se que a versão de 2017 passou a exigir somente 7 procedimentos em seus tópicos, tornando-se mais focada no resultado e na qualidade, assim, engessando menos a forma como os laboratórios efetuam o atendimento.
Ao final dessa fase, pode ser gerado o Manual da Qualidade, documento que descreve todas as ações da empresa decorrentes do seu SGQ e serve como guia interno e externo para o atendimento às normas vigentes.
Implementação do Sistema de Gestão da Qualidade
A implementação é o estágio em que o Sistema de Gestão da Qualidade é posto em prática. Esse é o momento, em todo o processo, que mais requer comprometimento dos colaboradores. É necessário um diálogo constante da gerência para que todos estejam de acordo e conhecendo o SGQ.
Um primeiro passo importante é disponibilizar o acesso, a todos os envolvidos, à documentação produzida na fase anterior, além de capacitá-los para colocá-las em funcionamento.
Contudo, alguns vícios decorrentes das práticas antigas podem afetar a implementação, tornando extremamente relevante executar treinamentos contínuos do time de colaboradores. Dessa forma, pode ser mapeado como determinado serviço era feito antes e estabelecer como deverá ser realizado com o novo SGQ, deixando claras as mudanças de postura.
Cuidado com as Não Conformidades
Todavia, durante esse período, poderão surgir Não Conformidades (NC) e deve-se dar completa atenção a elas. Essas podem originar-se tanto da má formulação dos procedimentos e da interpretação equivocada da norma, quanto da implementação errada e não ajustada deles. Após a constatação das NCs, há de se identificar sua origem e tratá-la de acordo com as duas possibilidades seguintes:
- Má formulação de procedimentos: reconhecer o erro e corrigi-lo, de modo a atender à norma e às necessidades da empresa;
- Implementação errada: observar o que levou, durante o processo, o surgimento da NC e corrigi-la. Muitas vezes o mau uso de um novo procedimento gera a NC, bastando capacitar o responsável sobre a sua utilização.
A Análise Crítica
Implementados os procedimentos e não identificada nenhuma NC, começa-se a operar o SGQ. Após algum período e com uma frequência estabelecida, a direção do laboratório deve fazer uma análise crítica do sistema de gestão. Essa é realizada a fim de identificar falhas que estão ocorrendo e definir mudanças necessárias com o objetivo de garantir atendimento às próprias necessidades e aos requisitos de acreditação.
Acreditação do Sistema de Gestão da Qualidade
O último passo importante é o pedido de reconhecimento junto aos órgãos responsáveis. Existe a possibilidade de requisitá-lo na rede metrológica do estado ou no INMETRO – observado que o INMETRO tem abrangência nacional e internacional.
Para pedir a acreditação é necessário que o laboratório defina o escopo de acreditação, ou seja, quais serviços por ele prestados deverão ser reconhecidos. Definidos esses serviços, deve-se ter a certeza de que todos os requisitos da norma estão sendo atendidos pelo seu Sistema de Gestão da Qualidade e, então, entrar com o pedido no órgão escolhido.
O processo de acreditação segue a seguinte linha:
- Solicitação;
- Análise da solicitação;
- Preparação para a avaliação (forma-se a equipe de avaliadores e é feita a análise da documentação);
- Avaliação;
- Decisão de acreditação;
- Formalização.
O tempo de conclusão é variável, sendo consideravelmente diferente entre os casos e, em alguns, levando até um ano desde a solicitação até a formalização da acreditação.
Como implementar o Sistema de Gestão da Qualidade de forma simples e eficiente?
No geral, não existe uma fórmula pronta para todas as empresas, pois o SGQ, além de atender às normas, também deve estar de acordo com as necessidades e particularidades do laboratório. Se você tem dúvidas ou pensa em implementar um Sistema de Gestão da Qualidade na sua empresa, bem como solicitar o reconhecimento, entre em contato conosco da AEROJR. Nós prestamos uma consultoria completa para construção do SGQ com qualidade e praticando os menores preços do mercado.
Autor: Felipe Jorge
